Хранилище памяти

Известно ли вам что такое архив и для чего он нужен? Большая часть людей, несомненно, ответят, – для истории. И они будут во многом правы. Архив – учреждение, где хранятся старые, старинные документы, собрания рукописей, письма, относящиеся к деятельности какого-либо учреждения. Так трактует словарь Ожегова. Во-первых, все документы, имеющие ценность для общества, должны сохраняться и быть защищены и доступны. Во-вторых, хранение документов необходимо, чтобы их можно было найти даже через много лет.

Хранением документации занимается архивный отдел администрации Усольского муниципального района, созданный в конце 1923 года. Назывался он тогда Усольским окружным архивным бюро. Лишь в 1992 г. Бюро назвали архивным отделом, как он именуется и ныне. Это самостоятельное структурное подразделение администрации Усольского района. В архиве работают квалифицированные специалисты – Тамара Сергеевна Константинова, заведующий архивным отделом, и Любовь Владимировна Охотникова, специалист архивного отдела, которые ведут строгий учет поступающих документальных материалов.

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

1. Управление архив-ным делом на территории Усольского муниципального района (организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов).

2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

3. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

4. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства РФ в области архивного дела.

Кроме основных своих функций архивный отдел предоставляет услуги гражданам и организациям: в основном это запросы о подтверждении стажа, сведения о заработной плате, выписки из похозяйственных книг. В архиве находятся 23 616 единиц хранения, из них 955 фотодокументы, которые размещены в трех хранилищах. Для хранения требуются особые условия температурного режима, книги упакованы в картонные коробки и расставлены на металлических стеллажах в определенном порядке для быстроты и удобства работы.

Для поступления документов в архив, существуют определенные законы и правила.

Архивное хранение документов гарантирует, что ваша организация или предприятие всегда сможет ответить на запросы. А если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.

Архивы должны быть на каждом предприятии, тогда будет уверенность, что любая нужная бумага найдется легко и быстро! И это не преувеличение! Наверняка каждый сталкивался с такой ситуацией: какие-нибудь квитанции, чеки, расписки «выстреливали» через много лет. И тут на помощь приходит архив, спасая от многих неприятностей. Хотя все это казалось пустой формальностью.

С развитием информационных технологий много изменилось и в работе архивного отдела. С 2011 г. началась работа по занесению всех описей фондов в единую базу данных, также начали перевод документов в электронный вид. В 2012 г. налажено сотрудничество с отделами Пенсионного фондами Пермского края путем электронных каналов связи.

Архивы – это наша история. И они нужны не только историкам, ученым, писателям, но и тем, кто руководит предприятием, управляет государством и простым гражданам, которым необходима информация не только о трудовом стаже, но и родственных связях.

Сроки исполнения запросов 1 месяц.

Режим работы архивного отдела: понедельник - среда с 8.00 до 17.00, обед 12.00 до 13.00, четверг - пятница – неприемные дни.

Галина ПРУТОВА